Datenschutz im Bewerbungsprozess

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Bearbeitung ist kaisin. AG, Alfred-Escher-Strasse 70, 8002 Zürich, Schweiz.

Fragen zum Datenschutz und zu deinen Rechten: jobs@kaisin.ch.

2. Welche Daten wir bearbeiten

Kontakt- und Bewerbungsangaben (Name, E-Mail, Telefon, Wunschstandort, Verfügbarkeit, frühestes Startdatum, Sprachen, allfällige Lohnvorstellung, LinkedIn-Profil, Motivationstext).

Von dir hochgeladene Dokumente: Lebenslauf, Motivationsschreiben und – je nach Stelle – ein Bewerbungsvideo.

Im Verlauf des Verfahrens entstehende Daten: Interviewnotizen und -bewertungen, Terminbuchungen, interne Notizen sowie die aus dem Portal an dich versendeten E-Mails.

3. Zweck und Rechtsgrundlage

Wir bearbeiten deine Daten ausschliesslich, um deine Bewerbung zu prüfen, mit dir zu kommunizieren und das Auswahlverfahren durchzuführen (vorvertragliche Massnahmen, Art. 31 revDSG).

Eine Aufnahme in unseren Talentpool für künftige Stellen erfolgt nur, wenn du dies im Formular ausdrücklich zusätzlich erlaubst. Diese Einwilligung kannst du jederzeit widerrufen.

4. KI-gestützte Vorabbewertung

Zur Vorbereitung der Sichtung setzen wir ein KI-Modell ein, das deine Unterlagen (und bei Videobewerbungen die Tonspur) zusammenfasst und eine Einschätzung zur fachlichen Passung erstellt.

Diese Einschätzung ist eine reine Entscheidungshilfe. Es findet keine automatisierte Einzelentscheidung statt: Ob du eingeladen oder abgelehnt wirst, entscheiden immer Menschen aus unserem Recruiting-Team.

Die eingesetzten Modelle werden über eine geschäftliche Schnittstelle betrieben; deine Daten werden dort nicht zum Training von KI-Modellen verwendet und nicht an Dritte weitergegeben.

Du kannst der KI-gestützten Vorabbewertung jederzeit widersprechen und eine rein manuelle Prüfung verlangen – schreib uns dazu an jobs@kaisin.ch.

5. Empfänger und Auftragsbearbeiter

Zugriff haben ausschliesslich berechtigte Personen bei kaisin. mit einem @kaisin.ch-Konto. Bei Crewmember-Bewerbungen sehen zusätzlich die Store Manager:innen des von dir gewählten Standorts deine Unterlagen – und nur diese.

Als Auftragsbearbeiter setzen wir Anbieter für Hosting und Datenbank, für den E-Mail-Versand sowie für die Terminverwaltung im Kalender ein. Alle sind vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Eine Bekanntgabe ins Ausland erfolgt nur an Anbieter in Ländern mit angemessenem Datenschutz bzw. auf Basis von Standardvertragsklauseln.

6. Sicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS). Lebensläufe, Motivationsschreiben und Videos liegen in nicht-öffentlichen Speicherbereichen und sind nur über kurzlebige, personalisierte Links für berechtigte Personen abrufbar.

Der Zugriff auf das Recruiting-Tool ist durch Login und rollenbasierte Berechtigungen (Zeilenschutz in der Datenbank) abgesichert.

7. Aufbewahrung und Löschung

Bewerbungsdaten löschen wir spätestens 6 Monate nach Abschluss des Verfahrens, inklusive aller hochgeladenen Dokumente und Videos.

Hast du der Aufnahme in den Talentpool zugestimmt, bewahren wir deine Unterlagen bis zu 24 Monate auf oder bis du deine Einwilligung widerrufst.

Bei einer Anstellung werden die relevanten Daten in das Personaldossier überführt und nach den arbeitsrechtlichen Vorgaben aufbewahrt.

8. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Herausgabe deiner Daten sowie auf Widerruf erteilter Einwilligungen und Widerspruch gegen bestimmte Bearbeitungen.

Melde dich dafür an jobs@kaisin.ch. Wir antworten in der Regel innert 30 Tagen. Zudem kannst du dich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) melden.

9. Cookies

Dieses Bewerbungsportal setzt keine Tracking- oder Werbe-Cookies. Wir speichern lediglich technisch notwendige Angaben wie deine Sprachwahl und – im internen Bereich – deine Login-Sitzung.